Vitris qm - Die Funktionen
Alle Funktionen in Listendarstellung finden Sie hier ...
QMB-Kontrollsicht - Das QM-Cockpit für Qualitätsmanagement-Beauftragte
Die QMB-Kontrollsicht hilft Ihnen dabei, auch bei einer großen Zahl von QM-Aufgaben den Überblick zu behalten und die Priorität der einzelnen Aufgaben richtig einzuschätzen. Die automatische Übersicht stellt alle Teilbereiche des QM auf einer Seite dar und signalisiert mittels „Warnleuchten“ nach dem Ampelprinzip, welche Aufgaben vordringlich bearbeitet werden sollten bzw. welche noch etwas länger warten können.
Diese Funktionalität richtet sich vor allem an QM-Beauftragte und an die Geschäftsführung, die sich so mit nur einem Mausklick jederzeit und zeitsparend auf dem Laufenden halten können.
Die Beantwortung von Fragen wie den folgenden wird so ohne leidige Suche in einzelnen Dateien oder Listen möglich:
- Welche neuen QM-Dokumente wurden von wem noch nicht zur Kenntnis gekommen?
- Bei welchen Dokumenten steht die Freigabe noch aus?
- Welche Fehler wurden gerade neu gemeldet und wie lautet der Bearbeitungsstatus älterer Fehlermeldungen?
Gegebenenfalls können Sie Mitarbeiter per Mausklick auffordern, ausstehende Kenntnisnahmen nachzuholen oder sie beauftragen, einen aktuell gemeldeten Fehler zu beheben – alles einfach und schnell von Ihrem „QM-Cockpit“ aus.
Persönlicher Info-Bereich - Das QM-Cockpit des Mitarbeiters
vitris qm bietet jedem Mitarbeiter einen individuellen Info-Bereich: Hier werden alle seine Aufgaben, Pflichten, Nachrichten und sonstigen Informationen übersichtlich dargestellt. Anhand der Kalenderansicht erkennt der Mitarbeiter auf einen Blick, wann welche Aufgaben fällig sind (z.B. das Erstellen, Freigeben oder Überprüfen von Dokumenten, die Behebung von Fehlern oder die Teilnahme an QM-Sitzungen). Das erleichtert ein effektives Zeitmanagement und stellt sicher, dass wichtige Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.
Aus seinem persönlichen „Cockpit“ heraus kann der Mitarbeiter den Status seiner Aufgaben selbständig ändern, sobald er sie bearbeitet hat. Solche Status-Änderungen erscheinen automatisch in der Kontrollsichten der QMB, die so den Fortschritt aller Vorgänge überwachen und gegebenenfalls eingreifen kann – ohne lästiges Nachfragen bei den beauftragten Mitarbeitern.
Dokumentenmanagement
Ein Qualitätsmanagement-System erfordert eine umfangreiche Dokumentation, an deren Erstellung und Veröffentlichung meist eine ganze Reihe von Mitarbeitern beteiligt sind. vitris qm unterstützt dabei den gesamten Dokumenten-Lebenzyklus, von der Erstellung über die Bearbeitung / Versionierung bis hin zur Archivierung. Dabei erfolgt die Steuerung dieses Workflows und der daran beteiligten Mitarbeiter weitestgehend automatisch. Weitere Funktionen:
- Mittels entsprechender Übersichten behalten QMB und Geschäftsführung alle Dokumente im Blick: Welche Dokumente befinden sich in Bearbeitung, welche beim Freigeber und welche sind veröffentlicht?
- Das Dokumentenarchiv bietet komfortablen Zugang zu allen bisherigen Revisionen von QM-Dokumenten.
- Auf demnächst fällig werdende Dokumentenchecks wird automatisch hingewiesen.
Das Auffinden und Anzeigen von veröffentlichten Dokumenten gelingt schnell und komfortabel dank verschiedener Ansichten: z.B. über eine nach Arbeitsbereichen gegliederte Anzeige oder Volltextsuche.
Meldungsmanagement
In jedem noch so gut strukturierten Arbeitsablauf tauchen von Zeit zu Zeit Fehler auf. Selbst in Konzepten, die sich in der Theorie fehlerfrei darstellen, tauchen in der Praxis unvorhergesehene Probleme auf. Und oft haben Ihre Mitarbeiter oder Kunden eigene Ideen und Verbesserungsvorschläge, wie Arbeitsabläufe verbessert werden könnten.
Fehlermeldungen, Verbesserungsvorschläge und Beschwerdendokumentation sind unabdingbare Bestandteile eines QM-Systems, das sich stetig in Bewegung befindet. Ihre Mitarbeiter können und sollen das System aktiv mittragen, indem sie Fehler dokumentieren und Abläufe so effizient wie möglich mitgestalten. Das Fehler- und Ideenmanagement von vitris qm ist die Anlauf- und Sammelstelle für diese Aktivitäten.
Aufgabenmanagement
Täglich fallen im Qualitätsmanagement – aber auch im sonstigen Praxis- oder Klinikalltag – Aufgaben an, die an Mitarbeiter delegiert werden müssen.
Dabei kommt es nicht selten vor, dass Details einer Aufgabe vergessen werden oder auf andere Weise Informationslüscken entstehen: Ist dem Mitarbeiter die Aufgabe wirklich schon weitergereicht worden? Sind seine Informationen vollständig? Ist er sich bewusst, bis wann er die Aufgabe erledigen sollte? Und kann man immer darauf vertrauen, dass der Mitarbeiter seine Aufgabe nicht vergisst?
Das Aufgabenmanagement von vitris qm beendet diese Unsicherheiten. Es hilft Ihnen nicht nur beim zielgerichteten Delegieren von Aufgaben, sondern bietet auch einen kompakten Überblick, welche Aufgaben schon erledigt wurden und welche noch ausstehen.
Besprechungsmanagement
Teamsitzungen sind das vielleicht wichtigste Werkzeug einer funktionierenden internen Kommunikation.
Solche Sitzungen müssen gut geplant werden: Ist der Termin allen Mitarbeitern bekannt? Kann jeder Mitarbeiter seine eigenen Tagesordnungspunkte vorbringen? Wer führt Protokoll, und erhalten nach der Sitzung alle ein Exemplar des Protokolls? Bekommen auch Abwesende ein Exemplar nachgereicht?
In vitris qm stehen Ihnen Assistenten zur Planung und Protokollierung von Besprechungen zur Verfügung, mit denen der Organisationsaufwand stark reduziert wird.
Zielmanagement
Zu verbessern gibt es im Praxis- und Klinikalltag immer etwas. Um die bereits erreichten Verbesserungen qualitativ und quantitativ richtig einschätzen zu können, ist ein professionelles Zielmanagement unabdingbar.
Im Qualitätsmanagement wird das Maß der Verbesserung in Form einer Soll- und Istwertanalyse gemessen und dokumentiert. Sie legen Ziele für einen bestimmten Zeitraum fest, erheben nach diesem Zeitraum einen Istwert und vergleichen Schritt für Schritt, welche Ziele erreicht wurden und welche nicht. vitris qm bietet für jeden dieser Schritte die passenden Funktionen und ermöglicht eine automatische Auswertung des Erreichten.
Hilfe
Viele Menschen scheuen vor einer neuen Technik, die sie nicht kennen und nicht verstehen, erst einmal zurück. Das ist ganz natürlich, erschwert aber erst einmal auch die Einrichtung eines Qualitätsmangement-Programms.
Gerade wegen der Komplexität der Materie kommt es uns bei vitris qm darauf an, dass Sie als Nutzer sich nicht alleine gelassen fühlen, wenn Sie mit dem Programm arbeiten und Fragen aufkommen. Deshalb stehen Ihnen verschiedene Hilfeassistenten zur Verfügung.
Sie erhalten mit der Software ein komplettes Online-Handbuch, dass Sie über einen Klick im Menü aufrufen können. Außerdem steht Ihnen zu jedem einzelnen Modul eine inhaltsbezogene Hilfe zur Verfügung. Zu jedem Arbeitsvorgang werden detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen geliefert. Und auch eine Reihe von Fragen, die wahrscheinlich zu Anfang an aufkommen werden, werden in der Programmhilfe in den FAQs (Frequently Asked Questions) schon vorab beantwortet. Falls dennoch einmal etwas unklar bleibt, steht Ihnen selbstverständlich auch unser Telefonsupport mit Rat und Tat zur Seite.
Rechteverwaltung
Nicht alle internen Vorgänge können und sollten für jeden Mitarbeiter frei zugänglich sein. Das gilt auch für das Qualitätsmanagement: In vitris qm können Sie – über die selbstverständliche Möglichkeit hinaus, für jedes Dokument die genauen Leseberechtigungen festzulegen – auch für jede Benutzerrolle einzeln definieren, welche Zugriffs- und Aktionsberechtigung er innerhalb des Programms besitzt.
Ein Rollenmodell mit voreingestellten Berechtigungen ist bereits im Lieferumfang enthalten. Darüber hinaus lassen sich beliebig viele weitere Modelle anlegen, mit denen Sie vitris qm Ihren eigenen Anforderungen anpassen können: Manchen Mitarbeitern soll es möglich sein, Aufgaben anzulegen und zu überwachen, anderen aber nicht? Vielleicht möchten Sie einer bestimmten Benutzergruppe keine Berechtigungen geben, die über das Einsehen der Dokumentation hinausgehen? Mit der Rechteverwaltung stehen ihnen alle Optionen offen.
Stammdaten
Sie müssen Ihr QM-Modell nicht an vitris qm anpassen – passen Sie lieber vitris qm Ihrem QM-Modell an!
Für alle Vorgaben des Programms – von den grundlegenden Praxisdaten und den Mitarbeiterzugängen abgesehen – gilt: alles kann, nichts muss. Natürlich können Sie beispielsweise Ihr Prozessmodell in den Programmvorgaben darlegen. Verfügt Ihr Qualitätsmanagement aber nicht über ein Prozessmodell, können Sie stattdessen einfach mit den Voreinstellungen arbeiten.
Vom Prozessmodell über die Dokumententypen, das Design der Dokumente, die Klassifizierung von Arbeitsbereichen und Benutzerrollen bis zu mitarbeiterbezogenen Verantwortungsfeldern können Sie alles im Stammdatenmodul von vitris qm bearbeiten und Ihrem QM-Modell anpassen.