Der Zugang zu allen Dokumenten ist von jedem Computer im Netzwerk und damit von fast jedem Arbeitsplatz aus möglich. Mit wenigen Mausklicks können QM-Dokumente angezeigt, erstellt, freigeben oder archiviert werden.

Bei entsprechenden technischen Einstellungen können auch nicht in der Einrichtung anwesende Mitarbeiter, Partnereinrichtungen oder QM-Berater auf das Dokumentenmanagement zugreifen – ohne Installationsaufwand über das Internet.

vitris qm bietet die Möglichkeit, Dokumente direkt im System ohne weitere Software – gegebenenfalls unter Verwendung von Vorlagen – zu erstellen. Alternativ können Sie Dokumente, die mit anderer Software erstellt wurden (z.B. Microsoft Word), ins QM-System übernehmen.

Eine umfangreiche Eingabemaske fragt alle notwendigen QM-Attribute wie Freigeber, Prozesszuordnung usw. ab. Anschließend wird der zuvor bestimmte Freigeber automatisch über das Vorliegen eines neuen Dokuments benachrichtigt.

Das Ändern von QM-Dokumenten wird vom System erkannt und die betreffenden Dokumente automatisch mit Versionsnummern versehen. Eine Historie sämtlicher früherer Versionen wird im Dokumentenarchiv angezeigt.

Der zur Prüfung und Freigabe eines QM-Dokuments bestimmte Mitarbeiter wird von vitris qm automatisch in seinem persönlichen Info-Bereich benachrichtigt. Von hier aus kann er sich das Dokument direkt anzeigen lassen und entweder freigeben (veröffentlichen) oder die Freigabe mit einem Hinweistext an den Autor verweigern.

Nach erfolgter Freigabe steht das QM-Dokument allen Mitarbeiter sofort zur Verfügung . Eine Nachricht mit der Bitte um Kenntnisnahme wird automatisch an die betroffenen Mitarbeiter versandt.

Nach der Veröffentlichung eines QM-Dokuments werden die zur Kenntnisnahme verpflichteten Mitarbeiter automatisch in ihrem persönlichen Info-Bereich darüber informiert. Im Info-Bereich können sie das Dokument auch sofort einsehen und die Bestätigung der Kenntnisnahme vornehmen.

Um ein schnelles und komfortables Auffinden des gesuchten QM-Dokuments zu ermöglichen, stehen verschiedene Ansichten für jeden Zweck zur Verfügung:

• Die Strukturansicht gliedert alle Dokumente anhand der angegebenen QM-Attribute wie Dokumententyp, Autor, Freigeber usw. Damit ist diese Ansicht die bevorzugte Wahl für alle QM-Beauftragten, die sich so einen schnellen Überblick verschaffen können.
• Die Prozessansicht führt alle Dokument entsprechend dem Prozessmodell Ihrer Einrichtung auf.
• Die Arbeitsplatzansicht richtet sich an Mitarbeiter, die zur Verrichtung ihrer Tätigkeiten Informationen benötigen: Durch die Gliederung nach Arbeitsbereichen lässt sich das gesucht besonders schnell finden.
• Die tabellarische Ansicht weist den größten Detailgrad auf. Sie stellt alle veröffentlichten Dokumente mit einer Vielzahl der eingegebenen QM-Attribute in tabellarischer Form dar.
• Eine Volltextsuche rundet das Angebot an Zugriffsmöglichkeiten ab.

Die Lenkung der QM-Dokumente, also der Arbeitsablauf von der Erstellung über die Freigabe/Prüfung bis hin zur Kenntnisnahme, erfolgt vollautomatisch. Der jeweils betroffene Mitarbeiter wird automatisch benachrichtigt und über seine Aufgaben informiert.

Eine umfangreiche Übersicht dokumentiert den Status der einzelnen Dokumente in tabellarischer Form als „in Bearbeitung“, „bei Freigeber“ oder „veröffentlicht“. Zusätzlich werden zu jedem Dokument die Mitarbeiter mit ihrem Kenntnisnahmestatus und dem Datum der Kenntnisnahme angezeigt.

Nach erfolgter Archivierung sind entsprechende Dokumente weiterhin im Dokumentenarchiv zugänglich. Außerdem lässt sich hier die Historie jeder einzelnen Dokumentenänderung inkl. des genauen Datums nachverfolgen.

• Vollautomatische Dokumentenlenkung wie von der ISO-Norm 9001 gefordert: vom Autor über den Freigeber bis zu den zur Kenntnisnahme verpflichteten Mitarbeitern
• Auf einen Blick: Welche Freigaben / Kenntnisnahmen stehen noch aus?
• Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen usw. können unter Verwendung von Vorlagen direkt in der Anwendung verfasst werden
• Schneller und bequemer Zugriff auf alle QM-Dokumente von jedem Computer im Netzwerk – das Wälzen von Aktenordnern entfällt komplett. Bei der Suche nach einem bestimmten Dokument unterstützt vitris qm den Nutzer mit einer komfortablen Volltextsuche.
• Ordnen Sie Ihre Dokumente nach aufeinander folgenden Arbeitsschritten und geben so Ihren Mitarbeitern Handlungshilfen zur Verrichtung ihrer Arbeiten. Oder fassen Sie die Dokumente nach Rubriken zusammen, die z.B. Anlaufstelle für neue Mitarbeiter sein können
• Bestehende QM-Dokumente im Word-Format können bequem in vitris qm importiert werden.
• vitris qm übernimmt für Sie das Erstellen von Inhaltsverzeichnissen.
• vitris qm erinnert Sie automatisch an die jährliche Überprüfung von Dokumenten – Checklisten werden so überflüssig.
• Einfache und bequeme Freigabe von Dokumenten: Der Freigeber kann das Dokument am Bildschirm lesen und mit einem einzigen Klick freigeben.
• Dokumente lassen sich schnell und unkompliziert ändern und diese Änderungen an alle Nutzer kommunizieren. Die Versionierung der Dokumente erfolgt automatisch

 

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