Funktionsüberblick

 

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QMB-Kontrollsicht - Das QM-Cockpit der/des Qualitätsmanagementbeauftragten

  • Die/der Qualitätsmanagement-Beauftragte wird an jährliche Dokumentenchecks automatisch erinnert.
  • Die Kontrollsicht zeigt an, wenn Aufgaben nicht innerhalb der angegebenen Frist vom Mitarbeiter erledigt wurden, sowie ob und welche Aufgaben in den nächsten Tagen zur Erledigung anstehen.
  • Es wird angezeigt, ob und von welchem Mitarbeiter noch Dokumentenfreigaben oder -kennntnisnahmen ausstehen.
  • Die Kontrollsicht signalisiert den Eingang neuer Fehler- und Vorschlagsmeldungen und weist auf nicht behobene bzw. unbearbeitete Fehler und Vorschläge hin.
  • Unerreichte QM-Ziele und solche, die für den laufenden Monat realisiert werden sollen, werden angezeigt.

Persönliche Info-Seite - Das QM-Cockpit des Mitarbeiters

  • Zusammenstellung aller relevanten Nachrichten, Aufgaben, Dokumentenchecks sowie Dokumentenfreigaben und -kenntnisnahmen individuell für jeden einzelnen Mitarbeiter
  • Schneller Überblick über die anstehenden und erledigten Aufgaben durch eine komfortable Kalenderansicht
  • Dokumentation des Bearbeitungsstatus von Aufgaben, Dokumentenchecks, Fehlern und Vorschlägen
  • direkte Ansteuerung der einzelnen Softwarefunktionen aus dem Info-Bereich heraus

Dokumentenmanagement

  • Vollautomatische Dokumentenlenkung wie von der ISO-Norm 9001 gefordert: vom Autor über den Freigeber bis zu den zur Kenntnisnahme verpflichteten Mitarbeitern
  • Auf einen Blick: Welche Freigaben / Kenntnisnahmen stehen noch aus?
  • Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen usw. können unter Verwendung von Vorlagen direkt in der Anwendung verfasst werden
  • Schneller und bequemer Zugriff auf alle QM-Dokumente von jedem Computer im Netzwerk – das Wälzen von Aktenordnern entfällt komplett. Bei der Suche nach einem bestimmten Dokument unterstützt vitris qm den Nutzer mit einer komfortablen Volltextsuche.
  • Ordnen Sie Ihre Dokumente nach aufeinander folgenden Arbeitsschritten und geben so Ihren Mitarbeitern Handlungshilfen zur Verrichtung ihrer Arbeiten. Oder fassen Sie die Dokumente nach Rubriken zusammen, die z.B. Anlaufstelle für neue Mitarbeiter sein können
  • Bestehende QM-Dokumente im Word-Format können bequem in vitris qm importiert werden.
  • vitris qm übernimmt für Sie das Erstellen von Inhaltsverzeichnissen.
  • vitris qm erinnert Sie automatisch an die jährliche Überprüfung von Dokumenten – Checklisten werden so überflüssig.
  • Einfache und bequeme Freigabe von Dokumenten: Der Freigeber kann das Dokument am Bildschirm lesen und mit einem einzigen Klick freigeben.
  • Dokumente lassen sich schnell und unkompliziert ändern und diese Änderungen an alle Nutzer kommunizieren. Die Versionierung der Dokumente erfolgt automatisch

Fehler- und Ideenmanagement

  • Kategorien für Fehler und Ideen können von Ihnen nach eigenen Erfordernissen angelegt werden
  • Meldungen können bei Bedarf direkt einem Prozess zugeordnet werden
  • Legen Sie mit wenigen Klicks eine Aufgabe zur Bearbeitung der Meldung für einen Mitarbeiter an
  • Statusanzeigen beantworten Fragen wie: Wurde die Meldung schon besprochen? Kam es bereits zur Fehlerbehebung, oder wurde ein Vorschlag abgelehnt?
  • Die automatische Anbindung an das Modul „Besprechungsmanagement“ ermöglicht es, Meldungen direkt in Tagesordnungen für Teamsitzungen zu übernehmen
  • Auswertungen über selbst festgelegte Zeiträume werden automatisch erstellt

Aufgabenmanagement

  • Aufgaben können an einen oder mehrere Mitarbeiter geschickt werden
  • Bearbeitungsfristen, das Anfordern einer Lesebestätigung und einer Bestätigung bei Erledigung sind möglich
  • Die Übersicht in Ampellogik zeigt Ihnen immer den konkreten Status einer Aufgabe an

Besprechungsmanagement

  • vitris qm ermöglicht die direkte Übernahme von Fehlermeldungen und Verbesserungsvorschlägen als Tagesordnungspunkte
  • Einladungen zur Sitzung beinhalten die dazugehörige Agenda
  • Der Eingabeassistent ermöglicht das Erstellen von Protokollen direkt am Bildschirm
  • Die Anbindung an das Aufgabenmanagement erlaubt das sofortige Vergeben von Aufgaben aus dem Protokoll

Zielmanagement

  • Sammeln Sie Ihre Ziele in eigenen Zielzusammenstellungen
  • Legen Sie die Art des Ziels selbst fest
  • Vergeben Sie Aufgaben an die Mitarbeiter, die für die Zielerreichung zuständig sind
  • Ordnen Sie die Ziele Geltungsbereichen und Prozessen zu
  • Die Auswertung der Ist-Erhebung wird von vitris qm automatisch erstellen

 

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