vitris qm ist mehr als nur ein nützlicher Begleiter auf dem Weg zur Zertifizierung: Ein gut eingespieltes Qualitätsmanagement zahlt sich auch in barer Münze aus, denn durch die damit verbundene Restrukturierung von Arbeitsabläufen lassen sich in vielen Bereichen Effektivitätsgewinne erzielen. Der Anteil weniger produktiver Arbeiten nimmt ab, Informationen werden schneller verarbeitet und die allgemeine Ergebnisqualität steigt.

vitris qm ist in enger Anbindung an Praxen und Kliniken entstanden. Besonderer Wert wurde deshalb auf die Alltagstauglichkeit des Programms gelegt. Dazu im folgenden einige Beispiele:

 

• Eine langwierige Informationssuche entfällt – an jedem Arbeitsplatz mit PC genügen wenige Mausklicks, um auf die gewünschten Dokumente zuzugreifen.

Alltagsbeispiel:

Die Empfangskraft Ihrer Praxis stößt auf ein Problem, dessen Lösung sie nicht im Gedächtnis hat. Um die entsprechenden Informationen zu beschaffen, müsste sie die Patienten an der Anmeldung stehen lassen, sich zum Aktenschrank mit den QM-Dokumenten begeben und wertvolle Zeit verschwenden, Ordner zu wälzen, bis sie die Antwort gefunden hat. 

Mit vitris qm kann Ihre Empfangskraft die gesuchten Informationen stattdessen ohne Zeitverlust an ihrem Arbeitsplatz aufrufen.

 

• Viele besonders zeitraubende Tätigkeiten werden vom Programm automatisch übernommen

Alltagsbeispiel:

Wie viele Stunden verbringt Ihre QM-Beauftragte monatlich damit, Inhaltsverzeichnisse zu erstellen und aktuell zu halten? Wie viel Zeit benötigt Ihre Praxis für das Aufstellen von statistischen Auswertungen oder dem Abarbeiten von Checklisten?

Diese und andere ineffiziente Tätigkeiten werden Ihnen von vitris qm vollständig abgenommen.

 

• Frei werdende Personalkapazitäten können direkt in Erlöse generierende Tätigkeiten umgewandelt werden

Alltagsbeispiel:

Ihre QMB ist in Ihrer Praxis u.a. für elektrophysiologische Zusatzuntersuchungen zuständig. Das Führen des Qualitätsmanagements geht von ihrer Arbeitszeit ab. Angenommen, vitris qm entlastet die QMB nur um eine Stunde pro Woche, so kann sie in dieser einen Stunde bis zu drei EEGs durchführen. Daraus ergeben sich bis zu 12 EEGs im Monat.

In diesem Rechenbeispiel erwirtschaftet ihre Praxis bis zu 25.560 Punkte nach dem neuen EBM 2008 oder 2.919,60€ nach der GOÄ zusätzlich im Quartal.

 

• Vermeidung zeitraubender Rückfragen von Kollegen an die QMB
• Automatische Benachrichtigung der Mitarbeiter bei Änderung eines Dokuments für ihren Zuständigkeitsbereich

Alltagsbeispiel:

Ihre Aushilfe hat sich eine Arbeitsanweisung zu einem komplexen Ablauf kopiert und bewahrt diese an ihrem Arbeitsplatz auf. Da sie nicht jeden Tag in der Praxis ist, entgeht ihr die Tatsache, dass das Dokument in der Zwischenzeit durch ein aktuelleres ersetzt wurde. Bei einem externen Audit fällt das veraltete Dokument dem Auditor negativ auf.

Mit vitris qm wäre Ihre Aushilfe automatisch darüber informiert worden, dass das Dokument durch eine neue Version ersetzt wurde. 

 

• Dokumentieren Sie eventuelle Beschwerden, um besser auf die Wünsche Ihrer Kunden oder Patienten eingehen zu können

Alltagsbeispiel:

Beschwerden oder Ideen von Ihren Patienten sind wertvolle Rohmaterialien, aus denen letzten Endes eine Verbesserung von Abläufen entstehen kann. Was passiert nun mit einer Beschwerde, die ein Patient an Ihre Rezeptionskraft richtet?

In vitris qm hat die Mitarbeiterin die Möglichkeit, die Beschwerde sofort vom Arbeitsplatz im System zu melden und sie als Besprechungspunkt in die Agenda für die nächste Teamsitzung übernehmen. Auf dieser Basis kann die Beschwerde dann diskutiert und Lösungsansätze entwickelt werden. Die ergriffenen Maßnahmen werden dann direkt in vitris qm dokumentiert.

 

• Bieten Sie Ihren Mitarbeitern auch in neuen Situationen konkrete Handlungshilfen

Alltagsbeispiel:

Es kommt oft vor, dass gewisse Arbeitsvorgänge nur bestimmten Mitarbeitern bekannt sind: Nicht jeder kann und muss alles wissen. Eine Mitarbeiterin weiß am besten, wie Gutachten abgewickelt werden, die andere kennt die günstigsten Lieferanten für Büro- und Praxisbedarf. Was, wenn eine Mitarbeiterin beispielsweise durch Krankheit auf längere Zeit ausfällt? Muss sich der Stellvertreter alle Informationen, die sein Vorgänger bereits zusammengetragen hatte, neu erschließen?

vitris qm hilft Ihnen bei der Dezentralisierung des „Geheimwissens“ und der Vermeidung doppelter Arbeit, indem es jedem ermöglicht, Informationen zu hinterlegen und anderen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen.